FAQ (Deutsch)

Wer erhält alles Zugriff auf heiBOX?

Durch ihre Uni-ID zugriffsberechtigt sind:

Zusätzlich können Mitarbeiter:innen, Doktorand:inn:en und Lehrbeauftragte Gäste (die keine weiteren Gäste einladen oder eigene Bibliotheken besitzen können) einladen, denen nach Annahme der Einladung von allen Nutzern entsprechende Freigaben für Bibliotheken eingerichtet werden können.

Eine Nutzung mit Projektaccounts / Projektnummern / Projektkennungen ist nicht möglich!

Wie viel Speicherplatz erhalte ich?

Pauschal erhalten:

Zudem besteht für Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihr Quota auf Anfrage kostenpflichtig auf maximal 5 TB erweitern zu lassen. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite des Preiskalkulators.

Ich kann Nutzer:innen trotz einer Verwendung der Uni-ID keine Freigabe einrichten - das System findet den/die Benutzer:in nicht.Woran kann das liegen?

Die Accounts in heiBOX werden erst nach dem ersten erfolgreichen Login via Uni-ID erstellt - vorher sind die entsprechenden Nutzer:innen dem System unbekannt, deshalb können weder Freigaben noch Gruppenzugehörigkeiten eingerichtet werden.

Ich möchte gerne mit externen Einrichtungen / Firmen kooperieren - können auch externe Benutzer:innen heiBOX nutzen?

Ja, Mitarbeiter:innen können jederzeit über die Weboberfläche -> "Benutzer:innen einladen" Gäste zur Nutzung einladen. Gast Accounts verfügen über kein eigenes Quota und können keine eigenen Bibliotheken anlegen oder besitzen. Nach Annahme der Einladung können die entsprechenden Freigabe- und Zugriffsrechte auch an externe BenutzerInnen vergeben werden.

Alternativ können Mitarbeiter:innen / Doktorand:inn:en / Studierende für unverschlüsselte Bibliotheken auch Up- und Downloadlinks erstellen, für die eine Befristung und ein Passwort eingerichtet werden können. Somit können Dateien und Ordner auch ohne Account hoch- und heruntergeladen werden.

Wann genau endet mein Zugriff auf heiBOX nach Beendigung des Studiums / Vertrages? Gibt es eine Karenzzeit?

Die Zugriffsmöglichkeit auf heiBOX endet wie folgt:

Es gibt aufgrund der verwendeten Authentifizierungsmethode keine Karenzzeit! Bitte sorgen Sie dafür, dass die von Ihnen benötigten Daten rechtzeitig heruntergeladen und gesichert werden. Mitarbeiter:innen sollten zudem daran denken, den Besitz von gemeinsam genutzten Bibliotheken an einen neuen Verantwortlichen zu übertragen.

Ich habe aus versehen Dateien gelöscht - gibt es ein Backup?

Jede Bibliothek verfügt über eine eigene Historie samt Papierkorb. Standardmäßig werden die gelöschten Dateien und Versionen der vergangenen 30 Tage gespeichert. Weitere Informationen finden Sie in der heiBOX Einführung -> "Wiederherstellen von gelöschten Dateien oder ̈alteren Versionen (Schnappschuss)".

Können Bibliotheken an andere Personen, z.B. bei Personalwechsel etc. übertragen werden?

Ja, alle Benutzer:innen können eigene Bibliotheken an andere Personen übertragen. Wählen Sie hierzu über die Weboberfläche im Dropdown-Menü den Punkt "Übertragen" aus und geben Sie die Uni-ID (bzw. "\<Uni-ID>@uni-heidelberg.de") der Person ein, der Sie die Bibliothek übertragen möchten.

Achtung: Hierbei werden alle bisher vorhandenen Freigaben unwiederbringlich gelöscht! Für eine temporäre Übertragung (z.B. bei einer Urlaubsvertretung) ist eine Freigabe der Stufe Administration vermutlich besser geeignet.

Welche Besonderheiten gibt es bei der Verwendung von verschlüsselten Bibliotheken?

Bei Verlust des Passworts sind die Daten unwiederbringlich verloren! Bitte achten Sie daher darauf, das Passwort auf eine sichere Art und Weise zu speichern.

Wo erhalte ich einen aktuellen Desktop Syncing oder Drive client?

Unter https://www.seafile.com/en/download/.

Ich bin Mitarbeiter:in / Doktorand:in Studierende:r an der Universität Heidelberg - wie logge ich mich im Desktop Client ein?

Im Dialog "Konto hinzufügen" -> "Single Sign-On" (unten links) -> Seafile-Serveradresse: https://heibox.uni-heidelberg.de .

Ich bin externe Gastbenutzerin / externer Gastbenutzer - wie logge ich mich im Desktop Client ein?

Im Dialog "Konto hinzufügen" mit E-Mail / Benutzername, Passwort und Server: https://heibox.uni-heidelberg.de .

Nach Änderung meines Uni-ID Passworts kann ich mich nicht mehr mit dem Desktop Client anmelden. Fehlermeldung: "Failed to save current account". Wie kann ich den Fehler beheben?

Hier ist es am einfachsten wenn Sie das im Client hinterlegte Profil löschen. Ihre Daten in der heiBOX bleiben davon unberührt, allerdings werden alle Bibliotheken hierbei desychronisiert:

  1. Öffnen Sie das Hauptfenster des Desktop Clients.
  2. Klicken Sie auf Ihr Avatarbild um Ihre(n) Account(s) anzuzeigen.
  3. Fahren Sie mit der Maus über den Account, den Sie löschen möchten und wählen Sie "Löschen" im Dropdown-Menü.
  4. Folgen Sie den Anweisungen zur Löschung.
  5. Richten Sie Ihren Account erneut ein, eine Anleitung dazu finden Sie im heiBOX Kurzintro -> "Anmeldung - Desktop-Client".
  6. Synchronisieren Sie die von Ihnen benötigten Bibliotheken nun erneut.

Was ist der Unterschied zwischen dem Desktop Syncing und dem Desktop Drive Client?

Desktop Syncing Client:

Desktop Drive Client:

Beim Synchronisieren einer Bibliothek entstehen manchmal Dateien mit der Endung "(SFConflict \<Uni-ID>@uni-heidelberg.de \<Datum>)" - worin unterscheiden sich diese Dateien und wie entstehen sie?

Konfliktdateien entstehen, wenn eine Datei auf mehreren Endgeräten parallel bearbeitet wird.

Beispiel:

Die Änderungen aus beiden Dateien müssen nun in irgendeiner Art und Weise konsolidiert werden (z.B. Inhalte aus der Konfliktdatei in das Original übertragen oder die Änderungen in der Konfliktdatei verwerfen, indem diese gelöscht wird etc.). Um die Entstehung von Konfliktdateien zu vermeiden, versehen die meisten Seafile Clients die Datei während der Bearbeitung mit einer Sperre (d.h. einem Schreibschutz). Diese Sperre muss jedoch zunächst auch erst auf allen Endgeräten synchronisiert werden, deshalb kann es gelegentlich trotzdem zu Konflikten kommen.

Häufig entstehen Konfliktdateien, wenn auf einem Endgerät Änderungen in einer nicht (mehr) synchronisierten Bibliothek vorgenommen wurden und die Bibliothek dann wieder erneut synchronisiert wird. Auch Verbindungsprobleme auf dem Endgerät können zur Entstehung von Konfliktdateien beitragen, da in diesem Fall weder Sperren noch Änderungen über den Client synchronisiert werden können.

Bei der Nutzung des SeaDrive Clients wurden Änderungen nicht auf den Server übertragen - meine aktuellen Daten sind demnach scheinbar verschwunden. Gibt es irgendeine Möglichkeit zur Wiederherstellung?

Da die Daten in einem solchen Fall den Server niemals erreicht haben, entfällt die sonst mögliche Option zur Wiederherstellung über die Historie / Versionen der Bibliothek. Sofern noch nicht zu viel Zeit vergangen ist, befinden sich die Änderungen eventuell noch im SeaDrive Cache, den Sie wie folgt finden können:

  1. Rechtsklick auf das SeaDrive Symbol in der Taskleiste -> "Protokollordner".
  2. Wechseln Sie in den übergeordneten Ordner (".seadrive").
  3. Anschließend wechseln Sie in die Ordner: "data" -> "file-cache".
  4. Hier befinden sich Ordner, die nach den UUIDs der Bibliotheken benannt wurden. Die UUID einer Bibliothek finden Sie über die Weboberfläche -> Klick auf die Bibliothek in der Adresszeile ("https://heibox.uni-heidelberg.de/library/\<UUID>/").
  5. Kopieren Sie die Daten am besten sofort an einen anderen Ort, bevor der SeaDrive Client den Cache aufräumt.

Bei der Verwendung von KeePass wird keine neue Version der KeePass Datenbank Datei bei einer Änderung erstellt - liegt der Fehler bei heiBOX?

Je nach Konfiguration kann es vorkommen, dass für eine KeePass Datei keine Versionen in der Historie der Bibliothek geführt werden.

Die beiden Optionen bei KeePassXC lauten:

Mit aktivem Backup wird unabhängig von der ersten Option immer eine neue Version beider Dateien angelegt. Falls kein Backup erstellt wird, sollte "Sicheres Speichern" deaktiviert werden, wenn eine entsprechende Versionierung in heiBOX gewünscht ist.

Ich habe einen Ordner namens "recycle-bin" in meinem Seafile Ordner, in dem sich Unterordner befinden, die nicht von mir angelegt wurden - was hat es damit auf sich?

Im Ordner recycle-bin befinden sich Ordner, die während eines Uploads von Dateien durch den Client an anderer Stelle (z.B. in der Weboberfläche oder durch den Client anderer Nutzer:innen) gelöscht wurden. Hierdurch soll verhindert werden, dass Änderungen auf dem lokalen System unwiederbringlich verloren gehen.

Allgemeine Hinweise zu Gasteinladungen

Grundsätzlich haben alle Mitarbeiter:innen, Doktorand:inn:en, sowie Studierende der Universität Zugang zu heiBOX. Die Accounts werden aber erst bei der erstmaligen Anmeldung erstellt.

Angehörige der Universität, die sich also noch nie an heiBOX angemeldet haben, existieren daher (noch) nicht im System. Bitte erstellen Sie für diese Nutzer keine Gast Accounts bzw. senden Sie diesen Nutzern keine Gasteinladung, sondern teilen Sie diesen einfach mit, dass sich diese erstmalig an heiBOX anmelden müssen. Nach der Anmeldung können Sie diese Nutzer dann wie gewohnt in Gruppen einladen oder Freigaben erteilen.

Bitte beachten Sie hierzu auch die allgemeinen Hinweise zum Teilen und Einladen, insbesondere sollte die Einladung bzw. Freigabe immer über die Uni-ID erfolgen, d.h. mittels Einladung an Uni-ID@uni-heidelberg.de.

Wer kann alles Gäste einladen?

Gäste können von folgenden Gruppen eingeladen werden:

Wie lange sind die Accounts von Gästen gültig?

Gast Accounts sind so lange nutzbar, bis diese entweder vom Einladenden gelöscht oder automatisch nach einem Jahr Inaktivität aus dem System entfernt werden.

Ich besitze einen Gastaccount und habe mein Passwort vergessen - wie kann ich wieder auf meinen Account zugreifen?

In der Login Maske für den "Gast Login" befindet sich unter den Eingabefeldern ein Link mit dem Text Passwort vergessen?, über den ein neues Passwort angefordert werden kann.

Warum erhalte ich eine E-Mail mit dem Betreff "heiBOX: Potentielle Schadsoftware bei einem Hintergrund-Virenscan entdeckt"?

Alle unverschlüsselten heiBOX Bibliotheken werden regelmäßig im Hintergrund durch die Software ClamAV auf Viren gescannt. Beim Fund einer potentiellen Schadsoftware wird der/die Besitzer:in für diese Datei einmalig per E-Mail über den Fund und die entdeckte Signatur informiert. Bitte überprüfen Sie die Datei selbst noch einmal, da es bei jedem Virenscan immer auch zu falschen Positivmeldungen kommen kann.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich auf den Systemen des Universitätsrechenzentrums in Heidelberg verarbeitet und gespeichert. Die Server werden in unserer eigenen IaaS Private Cloud heiCLOUD betrieben. Die Daten selbst liegen in zweifacher Kopie auf Systemen in unterschiedlichen Brandabschnitten.

Wie werden die Daten übertragen?

Die Webserver von heiBOX sind ausschließlich via HTTPS erreichbar - jegliche Kommunikation zwischen Clients und Servern findet somit verschlüsselt statt.

Wie funktioniert eine verschlüsselte Bibliothek?

Das Verschlüsselungsverfahren funktioniert wie folgt:

  1. Erzeugung einer 32 Byte langen, kryptographisch starken Zufallszahl. Diese wird als Dateiverschlüsselungsschlüssel ("Dateischlüssel") verwendet.
  2. Verschlüsselung des Dateischlüssels mit dem vom Benutzer angegebenen Passwort. Wir verwenden zunächst den PBKDF2-Algorithmus (1000 Iterationen von SHA256), um ein Schlüssel/IV-Paar aus dem Kennwort abzuleiten und verwenden dann AES 256/CBC zur Verschlüsselung des Dateischlüssels. Das Ergebnis wird als "verschlüsselter Dateischlüssel" bezeichnet. Dieser verschlüsselte Dateischlüssel wird an den Server gesendet und dort gespeichert. Wenn Sie auf die Daten zugreifen müssen, können Sie den Dateischlüssel aus dem verschlüsselten Dateischlüssel entschlüsseln.
  3. Alle Daten werden mit dem Dateischlüssel mit AES 256/CBC verschlüsselt. Wir verwenden den PBKDF2-Algorithmus (1000 Iterationen von SHA256), um den Schlüssel das IV-Paar aus dem Dateischlüssel abzuleiten. Nach der Verschlüsselung werden die Daten auf den Server hochgeladen.

Das obige Verschlüsselungsverfahren kann sowohl auf dem Desktop als auch auf dem mobilen Client ausgeführt werden. Der Browser-Client Seahub verwendet ein anderes Verschlüsselungsverfahren, das auf dem Server stattfindet. Aus diesem Grund wird Ihr Kennwort an den Server übertragen.

Wenn Sie eine verschlüsselte Bibliothek auf den Desktop synchronisieren, muss der Client Ihr Passwort verifizieren. Wenn Sie die Bibliothek erstellen, wird aus dem Passwort und der Bibliotheks-ID ein "magisches Token" abgeleitet. Dieses Token wird mit der Bibliothek auf der Serverseite gespeichert. Der Client verwendet dieses Token, um zu überprüfen, ob Ihr Kennwort korrekt ist, bevor die Bibliothek synchronisiert wird. Das "magische Token" wird durch den PBKDF2-Algorithmus mit 1000 Iterationen des SHA256-Hash generiert.

Für maximale Sicherheit wird das Klartext-Passwort auch auf der Client-Seite nicht gespeichert. Der Client speichert nur das aus dem "Dateischlüssel" abgeleitete Schlüssel/IV-Paar, das zur Entschlüsselung der Daten verwendet wird. Wenn Sie also das Passwort vergessen, können Sie es nicht wiederherstellen oder auf Ihre Daten auf dem Server zugreifen.

Probleme beim Versand von Einladungslinks oder dem Einladen von Gästen / Anzeigen des Webservers

Falls Sie dauerhafte Probleme mit dem Versand von Einladungslinks oder dem Einladen von Gästen haben, benötigen wir zur schnelleren Diagnose bitte die Information, mit welchem unserer Webserver Sie zur Zeit verbunden sind.

Bitte beachten Sie vor dem Erstellen eines Tickets den folgenden work-around: "Gäste erhalten einen ungültigen Einladungslink"

Falls Sie ein Ticket eröffnen geben Sie bitte den entsprechenden Webserver an mit dem Sie verbunden sind. Hierzu können Sie wie folgt vorgehen:

In Firefox:

  1. Drücken Sie Shift + F12, um die Entwicklerwerkzeuge zu öffnen.
  2. Navigieren Sie zum Menü "Netzwerkanalyse" und laden Sie anschließend die Seite (z.B. via "F5") neu.
  3. Wählen Sie den obersten Eintrag (Datei: "/") aus und klicken Sie auf der rechten Seite auf "Kopfzeilen". Unterhalb von "Antwortkopfzeilen"finden Sie einen Eintrag namens "heiBOX-Webserver", der den entsprechenden Servernamen anzeigt:

In Google Chrome / Chromium:

Unter diesen Browsern ist das Verfahren relativ ähnlich, allerdings reicht hier die Taste "F12" (ohne Shift) und das Menü ist etwas anders aufgebaut:

Zugriffsverlust auf heiBOX

Ihre Zugriffsmöglichkeit auf heiBOX endet - ohne Karenzzeit! - wie folgt:

Sollte ein Zugriff nicht möglich sein, obwohl sich an der Vertragssituation nichts geändert hat, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren IT-Service.

Ich bin Gastbenutzer:in - wie logge ich mich über die Weboberfläche ein?

Über https://heibox.uni-heidelberg.de/accounts/login/ -> "Gast Login" -> Dropdown "Login". Die Authentifizierung erfolgt direkt über heiBOX.

Warum können Office Dateien bei einer passwortgeschützten Bibliothek, von Benutzern mit der Freigabe "Online nur-Lesen" oder "Online Lesen+Schreiben" weder geöffnet noch heruntergeladen werden?

Office Dateien werden (im Gegensatz zu Markdown und anderen Textdateien) über einen dedizierten Office Online Server und nicht direkt über einen der heiBOX Webserver geöffnet. Bei einer verschlüsselten Bibliothek ist dieser Zugriff auf die Daten von einem externen Server nicht möglich. Die Dateien müssen daher vom Benutzer heruntergeladen werden, was durch die Art der Freigabe jedoch ebenfalls unterbunden wird.

Warum können Office Dateien die trotz Freigabe mit "Vorschau und Herunterladen" oder "Bearbeiten online und Herunterladen" geteilt werden nicht in Open Office heruntergeladen werden?

Open Office bietet leider selbst für Dateien die vom Nutzer heruntergeladen werden dürfen keinen Download-Button oder Ähnliches an. Wenn Sie diese Datei direkt herunterladen möchten kann dies durch Anhängen von ?dl=1 an den Link gemacht werden. Z.B:

https://heibox.uni-heidelberg.de/f/xxxxxxxxxx/ ==> https://heibox.uni-heidelberg.de/f/xxxxxxxxxx/?dl=1

Was bedeutet die Spalte "Ablaufdatum" in der Übersicht "Benutzer:innen einladen"?

Einladungen, die noch nicht angenommen wurden, verfallen 14 Tage nach der Versendung der Einladung. Sobald die Einladung angenommen wurde, spielt dieses Datum jedoch keine Rolle mehr und Gast Accounts sind so lange nutzbar, bis diese entweder vom Einladenden gelöscht oder automatisch nach einem Jahr Inaktivität aus dem System entfernt werden.

Mir wurde eine Bibliothek freigegeben doch es taucht nichts in der Übersicht auf - wo kann ich freigegebene Bibliotheken finden?

Bibliotheken, die einem Benutzeraccount freigegeben wurden, tauchen im Reiter "Für mich freigegeben" auf. Bibliotheken, die einer Gruppe freigegeben wurden, lassen sich über "Für meine Gruppen" -> "\<Gruppenname>" anzeigen.

Welche Dateien können mit Office Online angezeigt / bearbeitet werden?

Anzeige:

Bearbeitung:

Bei der Bearbeitung von Office Dokumenten wird eine Dateisperre mit dem Titel "von OnlineOffice gesperrt" erstellt - warum?

Die Sperre wird automatisch erstellt, sobald eine Datei über Office Online geöffnet wird und dient dazu, dass der Inhalt nicht parallel durch einen anderen Benutzer (z.B. via Desktop Client) geändert werden kann. Eine gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Benutzer gleichzeitig ist über die Weboberfläche problemlos möglich. Die Sperre läuft 30 Minuten nach dem letzten Zugriff über Office Online aus, kann jedoch auch manuell über das Dropdown Menü der Datei -> "Entsperren" entfernt werden.

Wenn der Tab zur Bearbeitung von Office Dokumenten geschlossen und das Dokument anschließend erneut geöffnet wird, taucht mein Benutzername mehrfach als Bearbeiter auf - handelt es sich hierbei um einen Fehler?

Bei der Bearbeitung von Office Dokumenten über den Office Online Server passiert folgendes:

  1. Das Dokument wird über die heiBOX Weboberfläche geöffnet.
  2. HeiBOX liefert dem Webbrowser eine Seite, in der ein Aufruf über den Office Online Server integriert ist.
  3. Die hieraus entstehende Anfrage wird über den Browser an den Office Online Server gestellt.
  4. Der Office Online Server lädt das Dokument aus heiBOX und der/die Benutzer:in kann es online bearbeiten.

Hierbei wird das Dokument in heiBOX als "von OnlineOffice gesperrt" markiert. Die entsprechende Sperre kann jederzeit über das Dropdown Menü -> "Entsperren" entfernt werden. Die Anfragen werden zwar mit einem Benutzernamen versehen, sind jedoch aus Sicht des Office Online Servers nicht miteinander verknüpft - deshalb können Bearbeiter:innen hier mehrfach auftauchen. Die Sitzung zur Bearbeitung des Dokuments (und somit auch die Sperre) läuft nach 30 Minuten aus.

Das Hochladen einer großen Datei bricht immer mit einem Fehler ab - gibt es hier eine Limitierung?

Ja, über die Weboberfläche können Dateien mit einer maximalen Größe von 5 GB hochgeladen werden. Verwenden Sie für den Upload von größeren Dateien bitte den Desktop Syncing oder Desktop Drive Client.

Das Herunterladen einer großen Datei / eines großen Ordners (ZIP) bricht immer mit einem Fehler ab - gibt es hier eine Limitierung?

Ja, über die Weboberfläche können nur Dateien / Ordner bis zu einer maximalen Größe von 5 GB heruntergeladen werden. Verwenden Sie für den Download von größeren Ordnern bitte den Desktop Syncing oder Desktop Drive Client.

Wie kann ich heiBOX via WebDAV verwenden?

Zunächst muss unter "Einstellungen" -> "Passwort für WebDav" ein separates Passwort für den Zugriff gesetzt werden. Für den Login müssen dann folgende Daten verwendet werden:

Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung via WebDAV?

Ja, es können keine verschlüsselten Bibliotheken genutzt werden und die Zugriffe sind im Vergleich zur Nutzung der Weboberfläche oder der Desktop Clients langsamer.

Welche Dateien können mit der Volltextsuche durchsucht werden?

Der Inhalt folgender Dateien wird momentan in der Volltextsuche indiziert, sofern die Dateien sich in einer unverschlüsselten Bibliothek befinden:

Office-Dateien:

Textdateien:

Alle anderen Dateien werden nur nach dem Dateinamen indiziert.

Der Upload über einen Upload Link bricht ab und es erscheint die Meldung "File has virus." - was hat es damit auf sich?

Da über einen Upload Link prinzipiell weltweit und ohne jegliche Authentifizierung Dateien hochgeladen werden können, werden diese standardmäßig von einem Virenscanner überprüft, bevor sie in der Bibliothek gespeichert werden. Sollte ein potentielles Schadprogramm entdeckt werden, wird die Datei nicht gespeichert und es erscheint die Meldung "File has virus.". Die Datei sollte sicherheitshalber noch einmal selbst mit einem aktuellen Virenscanner überprüft werden. Wurde eine Datei fälschlicherweise als Virus erkannt, schreiben Sie bitte eine E-Mail an den IT-Service.

Um den Upload trotzdem erfolgreich durchzuführen, kann die entsprechende Datei verschlüsselt werden.

Ich möchte gerne einen von mir eingeladenen Gastaccount löschen - was muss ich hierfür tun?

Gast Accounts, die vor 08/2019 erstellt wurden, können auf Anfrage per E-Mail an den IT-Service entfernt werden. Alle anderen Gäste können unter "Benutzer:innen einladen" -> "Revoke Access" selbstständig gelöscht werden.

Die Volltextsuche in einer veröffentlichten Bibliothek / Wiki funktioniert nicht oder für manche Benutzer:innen nicht - handelt es sich um einen Fehler?

Ja, es handelt sich hierbei tatsächlich um einen Fehler. Leider funktioniert die Volltextsuche momentan nicht für eingeloggte Benutzer:innen. Um die Volltextsuche nutzen zu können, ohne sich jedes mal ausloggen zu müssen, kann die FAQ in einem separaten, anonymen Browserfenster geöffnet werden.

Ich möchte gerne jemanden einer Gruppe / Bibliothek hinzufügen, kann die Person jedoch nicht in der Liste finden - wo könnte der Fehler liegen?

Benutzer:innen können erst nach dem ersten Login überhaupt irgendwo hinzugefügt werden. Mitarbeiter:innen haben dann die Möglichkeit, Personen über das globale Adressbuch zu suchen. Studierende, Doktorand:innen und Gäste haben keinen Zugriff auf das globale Adressbuch und benötigen für eine direkte Freigabe die Uni-ID der Person(en), die hinzugefügt werden soll(en). Bitte achten Sie darauf, dass Freigaben an Nutzer grundsätzlich via UNI-ID erfolgen sollten, d.h. UNI-ID@uni-heidelberg.de und nicht name.vorname@XYZ.uni-heidelberg.de

Eine direkte und eindeutige Freigabe unter Verwendung von UNI-ID@uni-heidelberg.de ist immer und für alle Nutzer:innen möglich.

Gäste erhalten einen ungültigen Einladungslink

Hierbei handelt es sich um einen Fehler in der Software auf der die heiBOX basiert. Wir stehen bereits im Kontakt mit den Entwicklern und hoffen auf eine baldige Lösung. Als work-around kann es helfen, die Einladung rückgängig zu machen und den entsprechenden Nutzer nochmals neu einzuladen. Wie dies funktioniert finden Sie im nachfolgenden Eintrag ("Beim Versuch einen Gast einzuladen erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich des E-Mailversands").

Beim Versuch einen Gast einzuladen erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich des E-Mail Versands / Fehlermeldung:** "Die E-Mail konnte nicht verschickt werden. Der E-Mail-Dienst ist nicht korrekt konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie die Administration."

Falls Sie eine Fehlermeldung beim Einladen eines Gasts ("Die E-Mail konnte nicht verschickt werden. Der E-Mail-Dienst ist nicht korrekt konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie die Administration.") erhalten, können Sie die Einladung rückgängig machen und den Gast erneut einladen. Dazu gehen Sie bitte im Seitenmenü auf Gast einladen und fahren dann mit der Maus über den Gast, den Sie erneut einladen wollen. Durch ein Klick auf das kleine X (Löschen) am Ende der Zeile ziehen Sie die Einladung zurück. Ggf. müssen Sie die Seite erst erneut laden damit dies möglich ist. Sie können den Gast dann wie gewohnt nochmals neu Einladen.

Der Zugriff auf Freigaben ist nicht möglich / Mir wurden Ordner und/oder Bibliotheken geteilt, ich kann aber trotzdem nicht auf diese zugreifen

Falls Sie von anderen Mitarbeitern Freigaben erhalten haben aber nicht auf diese zugreifen können kann es helfen, diese Ressourcen nochmals geteilt zu bekommen. Dazu müssen die alten Freigaben rückgängig gemacht werden und sie müssen diese erneut geteilt bekommen. Bitte achten Sie darauf, dass Freigaben an Nutzer grundsätzlich via UNI-ID erfolgen sollten, d.h. UNI-ID@uni-heidelberg.de und nicht name.vorname@XYZ.uni-heidelberg.de

Der Download mehrerer Dateien als ZIP Archiv ist nicht möglich, als Fehler wird "Bitte prüfen Sie die Netzwerkverbindung" angezeigt - was könnte die Ursache sein?

In den allermeisten Fällen werden bestimmte Funktionen von einem Browser-Addon, z.B. einem Adblocker blockiert. Wir empfehlen daher prinzipiell, heiBOX von Adblockern auszuschließen.

Ich habe ein Web API Auth Token genutzt und würde es gerne resetten, finde aber keine Möglichkeit dazu.

Aktuell ist es leider nicht möglich, Web API Tokens selbstständig zurückzusetzen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall per E-Mail an unseren IT-Service.

Last modified by Marc Brendel, 2024-03-01

Wer erhält alles Zugriff auf heiBOX?
Wie viel Speicherplatz erhalte ich?
Ich kann Nutzer:innen trotz einer Verwendung der Uni-ID keine Freigabe einrichten - das System findet den/die Benutzer:in nicht.Woran kann das liegen?
Ich möchte gerne mit externen Einrichtungen / Firmen kooperieren - können auch externe Benutzer:innen heiBOX nutzen?
Wann genau endet mein Zugriff auf heiBOX nach Beendigung des Studiums / Vertrages? Gibt es eine Karenzzeit?
Ich habe aus versehen Dateien gelöscht - gibt es ein Backup?
Können Bibliotheken an andere Personen, z.B. bei Personalwechsel etc. übertragen werden?
Welche Besonderheiten gibt es bei der Verwendung von verschlüsselten Bibliotheken?
Wo erhalte ich einen aktuellen Desktop Syncing oder Drive client?
Ich bin Mitarbeiter:in / Doktorand:in Studierende:r an der Universität Heidelberg - wie logge ich mich im Desktop Client ein?
Ich bin externe Gastbenutzerin / externer Gastbenutzer - wie logge ich mich im Desktop Client ein?
Nach Änderung meines Uni-ID Passworts kann ich mich nicht mehr mit dem Desktop Client anmelden. Fehlermeldung: "Failed to save current account". Wie kann ich den Fehler beheben?
Was ist der Unterschied zwischen dem Desktop Syncing und dem Desktop Drive Client?
Beim Synchronisieren einer Bibliothek entstehen manchmal Dateien mit der Endung "(SFConflict \<Uni-ID>@uni-heidelberg.de \<Datum>)" - worin unterscheiden sich diese Dateien und wie entstehen sie?
Bei der Nutzung des SeaDrive Clients wurden Änderungen nicht auf den Server übertragen - meine aktuellen Daten sind demnach scheinbar verschwunden. Gibt es irgendeine Möglichkeit zur Wiederherstellung?
Bei der Verwendung von KeePass wird keine neue Version der KeePass Datenbank Datei bei einer Änderung erstellt - liegt der Fehler bei heiBOX?
Ich habe einen Ordner namens "recycle-bin" in meinem Seafile Ordner, in dem sich Unterordner befinden, die nicht von mir angelegt wurden - was hat es damit auf sich?
Allgemeine Hinweise zu Gasteinladungen
Wer kann alles Gäste einladen?
Wie lange sind die Accounts von Gästen gültig?
Ich besitze einen Gastaccount und habe mein Passwort vergessen - wie kann ich wieder auf meinen Account zugreifen?
Warum erhalte ich eine E-Mail mit dem Betreff "heiBOX: Potentielle Schadsoftware bei einem Hintergrund-Virenscan entdeckt"?
Wo werden meine Daten gespeichert?
Wie werden die Daten übertragen?
Wie funktioniert eine verschlüsselte Bibliothek?
Probleme beim Versand von Einladungslinks oder dem Einladen von Gästen / Anzeigen des Webservers
Zugriffsverlust auf heiBOX
Ich bin Gastbenutzer:in - wie logge ich mich über die Weboberfläche ein?
Warum können Office Dateien bei einer passwortgeschützten Bibliothek, von Benutzern mit der Freigabe "Online nur-Lesen" oder "Online Lesen+Schreiben" weder geöffnet noch heruntergeladen werden?
Warum können Office Dateien die trotz Freigabe mit "Vorschau und Herunterladen" oder "Bearbeiten online und Herunterladen" geteilt werden nicht in Open Office heruntergeladen werden?
Was bedeutet die Spalte "Ablaufdatum" in der Übersicht "Benutzer:innen einladen"?
Mir wurde eine Bibliothek freigegeben doch es taucht nichts in der Übersicht auf - wo kann ich freigegebene Bibliotheken finden?
Welche Dateien können mit Office Online angezeigt / bearbeitet werden?
Bei der Bearbeitung von Office Dokumenten wird eine Dateisperre mit dem Titel "von OnlineOffice gesperrt" erstellt - warum?
Wenn der Tab zur Bearbeitung von Office Dokumenten geschlossen und das Dokument anschließend erneut geöffnet wird, taucht mein Benutzername mehrfach als Bearbeiter auf - handelt es sich hierbei um einen Fehler?
Das Hochladen einer großen Datei bricht immer mit einem Fehler ab - gibt es hier eine Limitierung?
Das Herunterladen einer großen Datei / eines großen Ordners (ZIP) bricht immer mit einem Fehler ab - gibt es hier eine Limitierung?
Wie kann ich heiBOX via WebDAV verwenden?
Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung via WebDAV?
Welche Dateien können mit der Volltextsuche durchsucht werden?
Der Upload über einen Upload Link bricht ab und es erscheint die Meldung "File has virus." - was hat es damit auf sich?
Ich möchte gerne einen von mir eingeladenen Gastaccount löschen - was muss ich hierfür tun?
Die Volltextsuche in einer veröffentlichten Bibliothek / Wiki funktioniert nicht oder für manche Benutzer:innen nicht - handelt es sich um einen Fehler?
Ich möchte gerne jemanden einer Gruppe / Bibliothek hinzufügen, kann die Person jedoch nicht in der Liste finden - wo könnte der Fehler liegen?
Gäste erhalten einen ungültigen Einladungslink
Beim Versuch einen Gast einzuladen erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich des E-Mail Versands / Fehlermeldung:** "Die E-Mail konnte nicht verschickt werden. Der E-Mail-Dienst ist nicht korrekt konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie die Administration."
Der Zugriff auf Freigaben ist nicht möglich / Mir wurden Ordner und/oder Bibliotheken geteilt, ich kann aber trotzdem nicht auf diese zugreifen
Der Download mehrerer Dateien als ZIP Archiv ist nicht möglich, als Fehler wird "Bitte prüfen Sie die Netzwerkverbindung" angezeigt - was könnte die Ursache sein?
Ich habe ein Web API Auth Token genutzt und würde es gerne resetten, finde aber keine Möglichkeit dazu.